Piagam Unit Audit Dalam UKM

1. TUJUAN DAN MISI
Unit Audit Dalam Universiti Kebangsaan Malaysia (UAD UKM) ditubuhkan pada
13 Disember 1997 bertujuan untuk memberikan jaminan yang bebas dan berobjektif
serta perkhidmatan perundingan bagi menambah nilai dan menambahbaik
pengoperasian dan pentadbiran Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM). Misi audit
dalam adalah untuk meningkatkan dan melindungi nilai organisasi dengan
memberikan jaminan, nasihat dan wawasan berasaskan risiko dan berobjektif. UAD
UKM membantu UKM mencapai objektifnya melalui pendekatan yang sistematik dan
berdisiplin bagi menilai serta menambahbaik keberkesanan pengurusan risiko,
kawalan dalaman dan tadbir urus UKM termasuk Pusat Tanggungjawab di
bawahnya.

2. VISI DAN MISI
2.1 Visi UAD UKM adalah beriltizam membantu UKM menjadi Universiti
terkehadapan dengan menyumbang kepada kecekapan dan keberkesanan
tadbir urus bagi membentuk warga berintegriti dan berakauntabiliti.
2.2 Misi UAD UKM pula adalah untuk melakukan pengauditan secara bebas dan
berobjektif dengan menghasilkan laporan yang berkualiti dan memberi nilai
tambah kepada pihak berkepentingan.

3. STRUKTUR PENGURUSAN
3.1 UAD UKM diketuai oleh seorang Ketua dan dianggotai oleh pegawai/kakitangan
seramai 18 orang.
3.2 Ketua UAD UKM bertanggungjawab melaporkan hal-hal pentadbiran seperti
urusan sumber manusia, kewangan dan lain-lain perkara kepada Naib Canselor
dari semasa ke semasa. Ketua UAD UKM juga bertanggungjawab melaporkan
fungsi pengauditan dan perundingan kepada Jawatankuasa Audit UKM (JAUKM)
melalui Mesyuarat JAUKM yang dijalankan sekurang-kurangnya empat kali (4)
setahun. Keputusan dan perakuan Mesyuarat JAUKM akan dibentangkan dalam
Mesyuarat Lembaga Pengarah UKM (LPUKM).

4. PROFESIONALISMA
UAD UKM menjalankan segala tanggungjawab yang diamanahkan kepadanya
dengan menepati segala undang-undang, peraturan, arahan dan panduan yang
berkaitan termasuklah kepatuhan kepada elemen-elemen mandatori Rangka Kerja
Amalan Profesional Antarabangsa Institut Juruaudit Dalaman merangkumi Prinsip
Teras bagi Amalan Profesional Audit Dalam, Kod Etika, Piawaian Antarabangsa bagi
Amalan Profesional Audit Dalam, dan Definisi Audit Dalam.
Ketua UAD UKM akan melaporkan secara berkala kepada Naib Canselor dan
JAUKM mengenai pematuhan UAD UKM kepada Kod Etika dan Piawaian.

5. KUASA
Bagi memastikan UAD UKM dapat melaksanakan semua tanggungjawabnya dengan
berkesan, UAD UKM perlu mendapat kerjasama daripada pihak pengurusan dan
semua kakitangan UKM serta mempunyai akses penuh, bebas, dan tidak terhad
kepada semua fungsi, rekod, harta dan kakitangan yang berkaitan tertakluk kepada
akauntabiliti untuk menjaga kerahsiaan dan melindungi keselamatan rekod dan
maklumat.

6. BADAN BEBAS DAN BEROBJEKTIF
6.1 UAD UKM bebas menentukan aktiviti pengauditan yang akan dijalankan
termasuk pemilihan tajuk auditan, kandungan auditan, skop auditan, prosedur
auditan, kekerapan pengauditan, masa auditan dan kandungan laporan auditan.
6.2 UAD UKM tidak terlibat secara langsung mahu pun berkuasa ke atas operasi
atau mana-mana aktiviti bagi perkara yang telah diaudit. Sehubungan dengan
itu, UAD tidak akan terlibat dalam melaksanakan kawalan dalaman,
penggubalan prosedur, pembangunan sistem, penyediaan rekod atau sebarang
penglibatan lain yang boleh menjejaskan pertimbangan Juruaudit Dalam di masa
akan datang.
6.3 UAD UKM bersikap objektif dalam mengumpul, menilai dan menyampaikan apa-apa
maklumat berkaitan aktiviti atau proses yang diperiksa. UAD UKM juga akan
membuat penilaian yang seimbang (balanced) dalam semua hal keadaan yang
berkaitan dan tidak dipengaruhi oleh kepentingannya atau pun pihak lain dalam
membuat pertimbangan.
6.4 Ketua UAD UKM akan mengesahkan kepada JAUKM sekurang-kurangnya setiap
tahun berkaitan kebebasan organisasi UAD UKM.
Ketua UAD UKM akan mendedahkan kepada JAUKM apa-apa gangguan dan
implikasi yang berkaitan dalam menentukan skop pengauditan, melaksanakan
kerja, dan / atau menyampaikan keputusan.

7. TANGGUNGJAWAB
UAD UKM diberi tanggungjawab menjalankan tugas audit kewangan dan audit
pengurusan seperti yang disenaraikan dalam Surat Pekeliling Am, Jabatan Perdana
Menteri Bil. 3/1998 seperti berikut :
(a) Mengkaji semula pelaksanaan polisi dan aktiviti UKM dan pusat
tanggungjawab di bawahnya dalam tempoh tertentu untuk mengetahui sama
ada fungsi perancangan, penyeliaan, arahan dan pengawalan adalah
berdasarkan dasar, arahan dan peraturan pengurusan dan telah
dilaksanakan dengan berkesan sejajar dengan objektif dan amalan
pengurusan yang baik;
(b) Menentukan kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kawalan dalaman
dan pengawasan operasi;
(c) Mengkaji ketepatan dan kesahihan maklumat kewangan dan mengenalpasti
cara untuk mengukur, menjenis dan melaporkan maklumat tersebut;
(d) Mengkaji sistem sedia ada untuk memastikan ianya selaras dengan dasar
dan peraturan terutamanya bidang yang mempunyai kesan terhadap
operasi serta menentukan sama ada organisasi mematuhinya. Jika perlu,
mencadangkan dasar yang sesuai;
(e) Mengkaji cara yang sesuai untuk melindungi aset dan mengesahkan
kewujudan aset tersebut;
(f) Menilai faedah dan keberkesanan penggunaan sumber yang ada,
mengenalpasti peluang untuk meningkatkan penggunaan sumber serta
mencadangkan cara untuk mengatasi masalah yang berkaitan;
(g) Mengkaji perjalanan organisasi dan pelaksanaan program untuk memastikan
sama ada hasilnya selaras dengan objektif yang telah ditentukan dan sama
ada ianya telah dilaksanakan sepertimana yang dirancangkan;
(h) Menyelaras tugas UAD UKM dengan Audit Luar;
(i) Bersama-sama membantu perancangan, merekabentuk, membangun,
melaksanakan sistem pengurusan berasaskan komputer terutama dari aspek:
i. Ciri-ciri kawalan,
ii. Ciri-ciri ketepatan dan
iii. Keupayaan merekod dokumentasi
supaya sistem pengurusan yang dimajukan ini dapat membantu UKM
mencapai matlamatnya;
(j) Mengemukakan jadual kerja auditan tahunan kepada Naib Canselor dan
JAUKM untuk pertimbangan dan kelulusan;
(k) Melaporkan kepada pihak pengurusan mengenai sesiapa yang sepatutnya
mengambil tindakan di atas sesuatu teguran audit;
(l) Melaporkan kakitangan yang didapati melakukan penyelewengan;
(m) Memastikan setiap perancangan dan tindakan yang dibuat oleh pihak UKM
telah mengambil kira pandangan audit sebelumnya berdasarkan laporanlaporan audit
yang diedarkan;
(n) Menilai semua rancangan dan tindakan yang telah diambil selaras dengan
teguran audit mengenainya; dan
(o) Mengemukakan laporan setiap suku tahun kepada JAUKM yang meliputi
perkara berikut :
i. Tindakan susulan yang telah diambil di atas penemuan audit
dalam yang penting,
ii. Peningkatan keberkesanan dan kelicinan operasi, hasil daripada
tindakan audit,
iii. Penyelarasan Audit Dalam dan Audit Luar untuk mengelakkan
pertindihan,
iv. Perancangan kerja audit,
v. Halangan yang dihadapi dalam melaksanakan kerja-kerja audit.

8. RANCANGAN AUDIT TAHUNAN
8.1 Ketua UAD UKM akan mengemukakan rancangan audit tahunan kepada JAUKM
untuk semakan dan kelulusan. Rancangan audit tahunan merangkumi tajuk
pengauditan, jadual kerja audit serta keperluan bajet dan sumber bagi tahun
berikutnya. Ketua UAD akan memaklumkan sebarang batasan sumber,
perubahan pengauditan dan kesan-kesannya kepada JAUKM.
8.2 Setiap aktiviti yang akan diaudit oleh UAD UKM akan berlandaskan kepada tahap
risiko aktiviti berkenaan termasuk apa-apa input daripada pihak pengurusan
UKM dan JAUKM.
8.3 Sebarang perubahan ke atas rancangan audit tahunan perlu dikemukakan
kepada JAUKM untuk kelulusan.

9. PELAPORAN DAN PEMANTAUAN
9.1 Setiap pengauditan yang telah selesai akan dilaporkan ke JAUKM untuk
makluman dan tindakan yang bersesuaian. Laporan pengauditan tersebut
termasuklah penemuan dan cadangan UAD UKM serta maklum balas daripada
pihak auditi.
9.2 UAD UKM bertanggungjawab menjalankan tindakan susulan ke atas penemuan
dan cadangan yang dinyatakan sepertimana yang dipersetujui. Penemuanpenemuan penting
akan kekal sebagai isu terbuka sehingga ianya diselesaikan.
9.3 Ketua UAD UKM juga akan melaporkan secara berkala kepada Naib Canselor
dan JAUKM mengenai:
• Tujuan, kuasa, dan tanggungjawab audit dalam;
• Perancangan dan prestasi audit dalam berbanding dengan rancangannya;
• Pematuhan terhadap Kod Etika dan Piawaian IIA, dan rancangan tindakan
untuk menangani sebarang isu pematuhan yang penting;
• Isu kawalan dan pendedahan risiko yang penting, termasuk risiko penipuan,
isu tadbir urus dan perkara lain yang memerlukan perhatian atau diminta oleh
JAUKM;
• Pelaporan aktiviti lain selain daripada tugasan pengauditan;
• Keperluan sumber; dan
• Sebarang tindak balas terhadap risiko oleh pengurusan yang mungkin tidak
dapat diterima oleh UKM.

10. PROGRAM PENAMBAHBAIKAN DAN JAMINAN KUALITI
10.1 UAD UKM akan menyediakan program penambahbaikan dan jaminan kualiti
yang meliputi semua aspek di dalam aktiviti audit dalam bagi menilai
pematuhan UAD UKM terhadap piawaian yang ditetapkan. Melalui program ini,
UAD dapat menilai kecekapan dan keberkesanannya dalam aktiviti audit dalam
dan mengenalpasti peluang untuk penambahbaikan.
10.2 Ketua UAD UKM akan melaporkan kepada Naib Canselor dan JAUKM
mengenai program penambahbaikan dan jaminan kualiti, termasuk hasil
penilaian dalaman dan penilaian luar yang telah dijalankan.