Piagam Jawatankuasa Audit UKM

1. PENUBUHAN

1.1 Jawatankuasa Audit Universiti Kebangsaan Malaysia (JAUKM) ditubuhkan oleh Lembaga Pengarah Universiti Kebangsaan Malaysia (LPUKM) menurut kuasa
di bawah Seksyen 21(1) Perlembagaan Universiti Kebangsaan Malaysia 2010.

2. OBJEKTIF PENUBUHAN

2.1 JAUKM membantu LPUKM memenuhi tanggungjawab mengawalselia proses pelaporan kewangan, sistem kawalan dalaman, proses pengauditan serta
memastikan proses pemantauan UKM mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berkaitan.
2.2 JAUKM juga mengawasi dan mengawalselia Unit Audit Dalam Universiti Kebangsaan Malaysia (UAD UKM) untuk memastikan semua fungsi dan
tanggungjawab UAD UKM dilaksanakan dengan berkesan.

3. KEANGGOTAAN JAUKM

3.1 JAUKM dianggotai oleh empat (4) orang Ahli LPUKM yang dilantik oleh LPUKM.
3.2 LPUKM juga akan melantik seorang daripada empat Ahli berkenaan menjadi Pengerusi JAUKM.
3.3 Naib Canselor, Pendaftar, Bendahari dan Ketua Unit Integriti UKM hendaklah dijemput menghadiri semua mesyuarat JAUKM. Pendaftar dan Bendahari boleh
melantik seorang wakil ganti yang dinamakan sekiranya tidak dapat hadir mesyuarat JAUKM.
3.4 JAUKM boleh mengundang mana-mana orang untuk menghadiri mesyuarat JAUKM berkaitan dengan apa-apa perkara yang akan dibincang.
3.5 Setiausaha JAUKM ialah Ketua UAD UKM.

4. FUNGSI JAUKM

4.1 Mengkaji keperluan UAD berhubung dengan keperluan sumber manusia, peruntukan dan kemudahan untuk memastikan fungsi audit dalam dapat dilaksanakan dengan cekap dan berkesan.

4.2 Memastikan UAD diberi kebebasan untuk memeriksa semua rekod dan dokumen berkaitan dengan aktiviti organisasi bagi tujuan pengauditan.

4.3 Mengkaji keberkesanan pengurusan risiko dan sistem kawalan dalaman.

4.4 Mengkaji dan meluluskan perancangan aktiviti audit berdasarkan risiko oleh UAD yang meliputi skop kerja, pelaksanaan, keanggotaan dan penyelarasan di antara Juruaudit Dalam dan Juruaudit Luar.

4.5 Mengkaji laporan daripada Juruaudit Dalam dan Luar dan memperakukan tindakan susulan yang perlu kepada LPUKM.

4.6 Mengkaji dan menasihati LPUKM berhubung dengan penyata kewangan, prospektus dan laporan-laporan kewangan lain yang dikeluarkan.

4.7 Meneliti dan mengkaji Laporan Ketua Audit Negara serta kertas kerja yang berkaitan dengan bidang tugas audit dan membentangkan laporan setiap suku tahun di Mesyuarat LPUKM.

4.8 Mengkaji dan menasihati LPUKM berhubung dengan matlamat prestasi secara kuantitatif atas aktiviti yang tertakluk kepada pengauditan dan perkara lain yang melibatkan tanggungjawab sebagaimana yang diputuskan oleh LPUKM.

4.9 Mengkaji keberkesanan proses dan prosedur untuk memastikan pematuhan kepada akta dan peraturan-peraturan yang berkuat kuasa.

4.10 Memastikan bahawa UKM sentiasa mengubahsuai pelaksanaan kerja selaras dengan perubahan ikhtisas yang berlaku dalam bidang perakaunan dan mematuhi piawaian perakaunan yang berkuat kuasa.

4.11 Melaksanakan fungsi-fungsi yang ditetapkan oleh LPUKM dari semasa ke semasa.

4.12 Melaporkan kepada LPUKM mengenai kewujudan elemen penyelewengan, penyalahgunaan kuasa dan penipuan untuk tindakan yang sewajarnya.

4.13 Meneliti dan meluluskan prestasi aktiviti Audit Dalam berhubung dengan pelan perancangan aktiviti audit dan lain-lain perkara.

4.14 Membuat penilaian prestasi ke atas Ketua Unit Audit Dalam UKM sekurang-kurangnya setahun sekali.

5. TATACARA MESYUARAT JAUKM

5.1 Korum mesyuarat JAUKM adalah sekurang-kurangnya tiga (3) orang Ahli JAUKM yang dilantik termasuk Pengerusi.

  
5.2 Undian
       5.2.1 Bagi maksud memutuskan perkara atau soal dasar dan disiplin, undian dibuat secara sebulat suara.
       5.2.2 Bagi maksud memutuskan perkara selain dinyatakan dalam perkara
       5.2.1, undian dibuat secara undian biasa.
       5.2.3 Pengerusi dan setiap Ahli JAUKM mempunyai satu undi dan boleh menggunakan undinya, tetapi sekiranya terdapat persamaan jumlah
       undi, Pengerusi mesyuarat layak mendapat undi kedua atau undi pemutus.

5.3 Ahli Undangan
       5.3.1 Mana-mana orang yang diundang oleh JAUKM menurut perkara 3.4 tidak berhak mengundi pada mesyuarat JAUKM berkenaan.

5.4 Jika Pengerusi tidak dapat hadir di sesuatu mesyuarat JAUKM, Ahli JAUKM yang hadir boleh melantik salah seorang daripada mereka untuk mempengerusikan mesyuarat.

5.5 Tarikh dan Tempat Mesyuarat Mesyuarat Jawatankuasa Audit hendaklah diadakan pada bila-bila masa dan di mana-mana tempat sebagaimana yang ditetapkan oleh JAUKM.

5.6 Kekerapan Mesyuarat Mesyuarat JAUKM hendaklah diadakan sekurang-kurangnya empat (4) kali setahun.

5.7 Notis Panggilan Mesyuarat Pemberitahuan untuk mengadakan mesyuarat hendaklah dimaklumkan kepada Ahli sekurang-kurangnya sepuluh (10) hari sebelum tarikh mesyuarat.

5.8 Agenda dan Kertas Kerja Setiausaha JAUKM hendaklah mengedarkan kepada Ahli, agenda dan semua kertas kerja berserta dokumen berkenaan sekurang-kurangnya tujuh (7) hari sebelum mesyuarat diadakan. Sekiranya terdapat dokumen tambahan untuk mesyuarat tersebut, Setiausaha JAUKM hendaklah mengedarkan kepada Ahli sekurang-kurangnya tiga (3) hari sebelum mesyuarat diadakan.

5.9 Edaran Minit
       5.9.1 Minit setiap mesyuarat hendaklah diedarkan kepada Ahli dalam tempoh sepuluh (10) hari selepas mesyuarat diadakan.
       5.9.2 Minit mesyuarat hendaklah disahkan dalam mesyuarat berikutnya.
       5.9.3 Minit mesyuarat yang telah disahkan oleh Mesyuarat JAUKM hendaklah dianggap sebagai keterangan muktamad prosiding JAUKM.
       5.9.4 Semua minit mesyuarat hendaklah dibentangkan kepada LPUKM untuk makluman dan tindakan selanjutnya, jika berkaitan.

5.10 Urus Setia
          5.10.1 UAD UKM bertanggungjawab menguruskan perjalanan mesyuarat JAUKM.