Piagam Unit Audit Dalam UKM

1. TUJUAN DAN MISI

Unit Audit Dalam Universiti Kebangsaan Malaysia (UAD UKM) ditubuhkan pada 13 Disember 1997 bertujuan untuk memberikan jaminan yang bebas dan berobjektif serta perkhidmatan perundingan bagi menambah nilai dan menambahbaik pengoperasian dan pentadbiran Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM). Misi audit dalam adalah untuk meningkatkan dan melindungi nilai organisasi dengan memberikan jaminan, nasihat dan wawasan berasaskan risiko dan berobjektif. UAD UKM membantu UKM mencapai objektifnya melalui pendekatan yang sistematik dan berdisiplin bagi menilai serta menambahbaik keberkesanan pengurusan risiko, kawalan dalaman dan tadbir urus UKM termasuk Pusat Tanggungjawab di bawahnya.

2. VISI DAN MISI

2.1 Visi UAD UKM adalah beriltizam membantu UKM menjadi Universiti terkehadapan dengan menyumbang kepada kecekapan dan keberkesanan tadbir urus bagi membentuk warga berintegriti dan berakauntabiliti.

2.2 Misi UAD UKM pula adalah untuk melakukan pengauditan secara bebas dan berobjektif dengan menghasilkan laporan yang berkualiti dan memberi nilai tambah kepada pihak berkepentingan.

3. STRUKTUR PENGURUSAN

3.1  UAD UKM diketuai oleh seorang Ketua dan dianggotai oleh pegawai/kakitangan seramai 17 orang.

3.2 Ketua UAD UKM bertanggungjawab melaporkan hal-hal pentadbiran seperti urusan sumber manusia, kewangan dan lain-lain perkara kepada Naib Canselor dari semasa ke semasa. Ketua UAD UKM juga bertanggungjawab melaporkan fungsi pengauditan dan perundingan kepada Jawatankuasa Audit UKM (JAUKM) melalui Mesyuarat JAUKM yang dijalankan sekurang-kurangnya empat kali (4) setahun. Keputusan dan perakuan Mesyuarat JAUKM akan dibentangkan dalam Mesyuarat Lembaga Pengarah UKM (LPUKM).

4. PROFESIONALISMA

UAD UKM menjalankan segala tanggungjawab yang diamanahkan kepadanya dengan menepati segala undang-undang, peraturan, arahan dan panduan yang berkaitan termasuklah kepatuhan kepada elemen-elemen mandatori Global Internal Audit Standards.

Ketua UAD UKM akan melaporkan secara berkala kepada Naib Canselor dan JAUKM mengenai pematuhan UAD UKM kepada Kod Etika dan Piawaian.

5. KUASA

Bagi memastikan UAD UKM dapat melaksanakan semua tanggungjawabnya dengan berkesan, UAD UKM perlu mendapat kerjasama daripada pihak pengurusan dan semua kakitangan UKM serta mempunyai akses penuh, bebas, dan tidak terhad kepada semua fungsi, rekod, harta dan kakitangan yang berkaitan tertakluk kepada akauntabiliti untuk menjaga kerahsiaan dan melindungi keselamatan rekod dan maklumat.

6. BADAN BEBAS DAN BEROBJEKTIF

6.1 UAD UKM bebas menentukan aktiviti pengauditan yang akan dijalankan  termasuk pemilihan tajuk auditan, kandungan auditan, skop auditan, prosedur auditan, kekerapan pengauditan, masa auditan dan kandungan laporan auditan.

6.2 UAD UKM tidak terlibat secara langsung mahu pun berkuasa ke atas operasi atau mana-mana aktiviti bagi perkara yang telah diaudit. Sehubungan dengan itu, UAD tidak akan terlibat dalam melaksanakan kawalan dalaman, penggubalan prosedur, pembangunan sistem, penyediaan rekod atau sebarang penglibatan lain yang boleh menjejaskan pertimbangan Juruaudit Dalam di masa akan datang.

6.3 UAD UKM bersikap objektif dalam mengumpul, menilai dan menyampaikan apa-apa maklumat berkaitan aktiviti atau proses yang diperiksa. UAD UKM juga akan membuat penilaian yang seimbang (balanced) dalam semua hal keadaan yang berkaitan dan tidak dipengaruhi oleh kepentingannya atau pun pihak lain dalam membuat pertimbangan.

6.4 Ketua UAD UKM akan mengesahkan kepada JAUKM sekurang-kurangnya setiap tahun berkaitan kebebasan organisasi UAD UKM. Ketua UAD UKM akan mendedahkan kepada JAUKM apa-apa gangguan dan implikasi yang berkaitan dalam menentukan skop pengauditan, melaksanakan kerja, dan / atau menyampaikan keputusan.

7. TANGGUNGJAWAB

UAD UKM diberi tanggungjawab melaksanakan pengauditan terhadap pengurusan aktiviti dan kewangan seperti yang disenaraikan dalam Surat Pekeliling Am Bilangan 5 Tahun 2024, Jabatan Perdana Menteri seperti berikut :

• Menilai pematuhan terhadap dasar, arahan dan peraturan melibatkan pengurusan aktiviti, kewangan dan sistem bagi memastikan ia telah diuruskan dengan teratur selaras dengan objektif yang ditetapkan;

• Menilai kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kawalan dalaman, penilaian risiko dan tatakelola organisasi;

• Menilai maklumat kewangan dan penyata kewangan telah disediakan dengan maklumat yang sahih dan tepat;

• Menilai sistem ICT sedia ada untuk memastikan ia telah diuruskan dengan teratur selaras dengan dasar dan peraturan serta diuruskan dengan berhemar, cekap dan berkesan;

• Menilai sama ada pengurusan aset telah diuruskan dengan teratur, cekap dan berkesan;

• Menilai pengurusan kewangan UKM bagi memastikan sumber telah diuruskan secara teratur, berhemat, cekap dan berkesan serta memberi syor penambahbaikan;

• Menilai pengurusan dan pelaksanaan program / projek bagi memastikan ia mematuhi peraturan dan objektif yang ditetapkan;

• UAD bertindak sebagai penyelaras aktiviti pengauditan yang dilaksanakan oleh Audit Luar;

• Menilai kecukupan kawalan dalaman bagi pembangunan dan pengurusan ICT dan memberi khidmat nasihat yang berkaitan tanpa menjejaskan prinsip pengauditan dan kebebasan juruaudit;

• Mengemukakan Rancangan Audit Tahunan untuk kelulusan JAUKM;

• Melaporkan kepada pihak pengurusan mengenai pihak yang bertanggungjawab memberi maklum balas dan mengambil tindakan susulan terhadap penemuan audit yang dilaporkan;

• Melaporkan penemuan audit yang berkemungkinan mempunyai unsur penyelewengan, pembaziran, penyalahgunaan dan kecuaian kepada pihak pengurusan;

• Memantau tindakan pembetulan dan penambahbaikan yang diambil oleh pengurusan / audit berkaitan dengan penemuan audit; dan

• Mengemukakan laporan setiap suku tahun kepada JAUKM yang meliputi perkara berikut:

1. 1. Perancangan dan pencapaian Rancangan Audit Tahunan;
   2. Statistik dan status tindakan terhadap penemuan audit;

• Penemuan audit yang signifikan dan tindakan susulan yang diambil;

1. 1. Melaporkan kesan pengauditan ke atas kawalan dalaman, operasi dan tatakelola UKM;
   2. Tindakan penyelarasan di antara UAD dan Audit Luar; dan
   3. Halangan dan kekangan yang dihadapi dalam melaksanakan pengauditan.

8. RANCANGAN AUDIT TAHUNAN

8.1 Ketua UAD UKM akan mengemukakan rancangan audit tahunan kepada JAUKM untuk semakan dan kelulusan. Rancangan audit tahunan merangkumi tajuk pengauditan, jadual kerja audit serta keperluan bajet dan sumber bagi tahun berikutnya. Ketua UAD akan memaklumkan sebarang batasan sumber, perubahan pengauditan dan kesan-kesannya kepada JAUKM. 

8.2 Setiap aktiviti yang akan diaudit oleh UAD UKM akan berlandaskan kepada tahap risiko aktiviti berkenaan termasuk apa-apa input daripada pihak pengurusan UKM dan JAUKM. 

8.3 Sebarang perubahan ke atas rancangan audit tahunan perlu dikemukakan  kepada JAUKM untuk kelulusan.

9. PELAPORAN DAN PEMANTAUAN

9.1 Setiap pengauditan yang telah selesai akan dilaporkan ke JAUKM untuk makluman dan tindakan yang bersesuaian. Laporan pengauditan tersebut termasuklah penemuan dan cadangan UAD UKM serta maklum balas daripada pihak auditi.

9.2 UAD UKM bertanggungjawab menjalankan tindakan susulan ke atas penemuan dan cadangan yang dinyatakan sepertimana yang dipersetujui. Penemuan-penemuan penting akan kekal sebagai isu terbuka sehingga ianya diselesaikan.

9.3 Ketua UAD UKM juga akan melaporkan secara berkala kepada Naib Canselor dan JAUKM mengenai:

• Tujuan, kuasa, dan tanggungjawab audit dalam;
• Perancangan dan prestasi audit dalam berbanding dengan rancangannya;
• Pematuhan terhadap Kod Etika dan Piawaian IIA, dan rancangan tindakan untuk menangani sebarang isu pematuhan yang penting;
• Isu kawalan dan pendedahan risiko yang penting, termasuk risiko penipuan, isu tadbir urus dan perkara lain yang memerlukan perhatian atau diminta oleh JAUKM;
• Pelaporan aktiviti lain selain daripada tugasan pengauditan;
• Keperluan sumber; dan
• Sebarang tindak balas terhadap risiko oleh pengurusan yang mungkin tidak dapat diterima oleh UKM.

10. PROGRAM PENAMBAHBAIKAN DAN JAMINAN KUALITI

10.1 UAD UKM akan menyediakan program penambahbaikan dan jaminan kualiti yang meliputi semua aspek di dalam aktiviti audit dalam bagi menilai pematuhan UAD UKM terhadap piawaian yang ditetapkan. Melalui program ini, UAD dapat menilai kecekapan dan keberkesanannya dalam aktiviti audit dalam dan mengenalpasti peluang untuk penambahbaikan.

10.2 Ketua UAD UKM akan melaporkan kepada Naib Canselor dan JAUKM mengenai program penambahbaikan dan jaminan kualiti, termasuk hasil penilaian dalaman dan penilaian luar yang telah dijalankan.